專線貨運(yùn)企業(yè)回單都有哪些管理辦法? |
1、回單的時(shí)效
門市制單時(shí)客戶對回單時(shí)間有特殊要求的,須在運(yùn)單上注明回單的時(shí)間要求,各貨場須按運(yùn)單上的時(shí)間要求及時(shí)將回單傳回公司;
任何回單的傳回時(shí)間不得超過門市制單時(shí)間的7天。
2、回單的安全
回單的傳遞:
必須以貨物的方式進(jìn)行制單,并在運(yùn)單上注明回單的份數(shù)及回單的要求,并以信封包裝方式編號,門市須在運(yùn)單上注明回單與該回單貨物的編號,回單收單人為貨場經(jīng)理及財(cái)務(wù),回單到達(dá)目的地時(shí),貨場經(jīng)理及財(cái)務(wù)須簽字后告知回單送貨人員回單要求。
大客戶回單:
由客戶服務(wù)部向各門市及貨場做要求門市應(yīng)在備注填寫回單簽收要求,各貨場須按此要求進(jìn)行回單簽收操作,如回單遺失及時(shí)聯(lián)系客服部進(jìn)行查找,一天未果及時(shí)告知回單管理員,由回單管理員與客戶協(xié)商其補(bǔ)救辦法,若無法補(bǔ)救,貨場須要求收貨方按回單要求打收條或在收貨憑證上簽字、蓋章,規(guī)避貨物風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任,該手續(xù)傳回給回單管理專員,由回單管理專員整理存放,
回單的傳回方式要求:
將回單的原信封保存好,待回單操作完成將回單裝于原門市回單信封內(nèi),并以返貨的方式制單、編號,收貨人為公司票務(wù)室回單管理專員收,若原信封丟失須將回單在門市的原編號注明于信封上,并在回單上注明貨物原編號,回單管理員每日例行到返貨中心辦理取回單手續(xù),確?;貑位爻啥驾^好時(shí)間傳遞到客戶處,并根據(jù)回單情況錄入電腦備查。
回單管理員:
必須每日整理一次各門市及貨場的回單情況、并根據(jù)回單管理辦法對各門市、貨場回單情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤、監(jiān)督并記錄,出現(xiàn)回單傳遞速度慢、丟失的貨場,較好時(shí)間查找并向主管反饋,每月交回單情況總表傳于主管及監(jiān)察部。
單據(jù)標(biāo)準(zhǔn):
門市對當(dāng)日需簽回單及回單付款的單據(jù)統(tǒng)一使用一本貨物運(yùn)輸明細(xì)作清單,該清單為一式三聯(lián),較好聯(lián)存根,第二聯(lián)貨場,第三聯(lián)票務(wù)室留存(第二聯(lián)須隨貨同行至貨場;第三聯(lián)連同當(dāng)日運(yùn)輸合同存根聯(lián)傳票務(wù)室);
貨場單據(jù)傳遞:
貨場按當(dāng)日門市回單清單對回單進(jìn)行清理,每日需向票務(wù)室回單管理員說明今日回單收取情況(形式同客服部報(bào)貨);
凡簽收好的回單,需當(dāng)日做清單回傳票務(wù)室收,不可多日放于貨場,以免遺失;
回單保存期限:
該回單清單各相關(guān)部門的保存期限不得底于6個(gè)月。
回單管理人員與回單收款人員的交接
回單管理專員在收到回單時(shí),必須盡快整理好回單,再將回單按要求分類,無須收款的回單將做好記錄及時(shí)傳到各相關(guān)門市,第二日對回單進(jìn)行跟蹤,回付款回單分類交回單收款人員,并做好回單交接手續(xù),在電腦上備份,對回付款的收款情況進(jìn)行督促,出現(xiàn)問題向財(cái)務(wù)部、監(jiān)察部、營運(yùn)部及時(shí)反映。
合同客戶回單簽單要求
公司簽訂的合同客戶,必須將回單的簽收要求及結(jié)款日期告知回單管理員及各貨場負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)。每月3日以前將上月的回單結(jié)款情況明細(xì)表在中轉(zhuǎn)中心制單傳至各貨場經(jīng)理及財(cái)務(wù),客戶服務(wù)部并對該表的傳遞進(jìn)行傳遞并跟蹤。各貨場發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與票務(wù)室回單管理專員進(jìn)行核對及調(diào)查。
回單結(jié)款
收貨門市在無綜合業(yè)務(wù)部告知票務(wù)室前提下不得擅自采取回單付款方式,若采取該方式票務(wù)室將對該單視為已付款;
回單收款人員在接到回單管理員交給的回單時(shí),必須盡快跟收款項(xiàng)目客戶核對回單情況及收款明細(xì)金額,嚴(yán)格在合同結(jié)賬期限內(nèi)完成收款;
若因客戶原因造成回單結(jié)賬緩慢并無法協(xié)調(diào)公司將終止該合同,并在10天收回所有運(yùn)費(fèi);
綜合業(yè)務(wù)部回單項(xiàng)目收款人員在收到回單付款后,由票務(wù)室回單管理專員出相應(yīng)數(shù)據(jù)后將所收款交予公司出納,并收領(lǐng)該款收據(jù),禁止延遲繳款或?qū)⒃摽铐?xiàng)另作它用;
票務(wù)室回單管理專員每周定期向主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理、監(jiān)察部、傳遞回單項(xiàng)目收款明細(xì)表;
為加強(qiáng)回單管理,提高各部門對回單的重視性及減少客戶關(guān)于回單的投訴、回付款無法結(jié)款的損失,經(jīng)公司商定特制定以下管理辦法,該辦法與此前公司出臺的回單管理辦法進(jìn)行補(bǔ)充。
各門市后貨門店:回單為一單貨物,在開相應(yīng)回單單號時(shí),必須開具與貨物單號相連的單號,并在回單上注明貨物單號的編號(不可將回單票號寫于回單上面);信封上編號為回單原有單號。
各貨場:為提高回單回傳的時(shí)效性,現(xiàn)規(guī)定從2010年1月份開始如貨場回單超過一月仍未簽好回傳的,將不予以發(fā)放該貨場的工資(同提付款欠票管理方案一致),直至該貨場回單全部清理完畢,方可發(fā)放該貨場的工資。
回付款結(jié)款員:每周四到票務(wù)室領(lǐng)取回單,以提高各項(xiàng)回付款結(jié)款時(shí)效;
回單結(jié)款規(guī)定周期為兩個(gè)月;
回單貨物出現(xiàn)貨損由客服部理賠專員與綜合業(yè)務(wù)部項(xiàng)目結(jié)款人員在規(guī)定周期范圍內(nèi)處理完畢,不能因此造成回單延遲結(jié)款。
回單處罰條例
未按時(shí)間將回單回傳公司者按10元/單處罰,若因此出現(xiàn)賠償及責(zé)任由未履行以上回單要求的門市或貨場負(fù)責(zé)人承擔(dān)全部責(zé)任,若合同客戶回單出現(xiàn)傳遞超時(shí),逾期將進(jìn)行10元/單處罰,若造成無法結(jié)帳由責(zé)任貨場承擔(dān)其運(yùn)費(fèi)責(zé)任,造成其它貨場結(jié)帳延遲,責(zé)任貨場承擔(dān)其延時(shí)責(zé)任,并予100元/單的處罰。
凡回單回傳時(shí)間超過七天者;遇特殊原因提前告知票務(wù)室回單管理專員,并由回單管理員注明原因,無任何原因說明的,每天按5元/單進(jìn)行處罰。
回單簽回未達(dá)到要求將對貨場負(fù)責(zé)人進(jìn)行5元/單的處罰,并由回單管理員傳回貨場及時(shí)補(bǔ)簽,造成回單逾期將按回單時(shí)效進(jìn)行處罰。
回單丟失造成該運(yùn)費(fèi)無法結(jié)算,由責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任,若未造成損失將對回單丟失責(zé)任人處于10元/單的處罰。
貨場未按回單操作管理辦法操作,造成綜合業(yè)務(wù)部采取多種補(bǔ)救措施在規(guī)定無法結(jié)款周期內(nèi)完成結(jié)款,由監(jiān)察部核實(shí),票務(wù)室出數(shù)據(jù),由違反回單操作管理辦法的貨場承擔(dān)全部責(zé)任,當(dāng)月從違規(guī)貨場分配利潤中扣除作為該款項(xiàng)收回并進(jìn)行分配;
在規(guī)定周期內(nèi)務(wù)綜合業(yè)務(wù)部必須完成結(jié)款并及時(shí)將結(jié)款款項(xiàng)交予公司出納處,若無法完成結(jié)款,由票務(wù)室出該回單結(jié)款數(shù)據(jù)并在綜合業(yè)務(wù)部結(jié)款項(xiàng)目人員工資中扣除,若出現(xiàn)該結(jié)款人員工資不足應(yīng)從整個(gè)綜合業(yè)務(wù)部的工資中扣除,票務(wù)室將該扣款金額及貨場分配數(shù)據(jù)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)進(jìn)行利潤分配核算
凡門市對回單未做清單的,按20元/次處罰,并補(bǔ)齊當(dāng)時(shí)回單清單;
凡貨場未按回單清單清查回單份數(shù)及向票務(wù)室說明回單接收情況者,一律按20元/次處罰,并承擔(dān)掉單的相應(yīng)管理處罰及承擔(dān)連帶責(zé)任;
凡監(jiān)察部查帳或財(cái)務(wù)部票務(wù)室查帳發(fā)現(xiàn)回單未及時(shí)回傳,違者按20元/次處罰;
凡回單清單未按要求保存6個(gè)月者,一經(jīng)查實(shí),按50元/次處罰。
附則
本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。
本辦法修訂、解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部票務(wù)室。 |
| 發(fā)布時(shí)間:2018.11.10 來源: 查看次數(shù):1872 |
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